Порядок ведения кассовых операций - Положение № 373 - П

Из этой статьи вы узнаете:

На кого распространяется новый Порядок ведения кассовых операций
Почему новый Порядок ведения кассовых операций упростил ведение кассовых операций организациям.
Какой лимит остатка наличных денег теперь может быть в кассе
Как должна быть организована работа по ведению кассовых операций
Какие правила оформления кассовых операций с 01.01.2012
Какие особенности оформления кассовых операций обособленными подразделениями (филиалами, представительствами)
Порядок ведения кассовых операций ИП
Сравнение Порядка № 40 и Положения № 373-П
В чем различия между Порядком № 40 и Положением № 373-П
Какие вопросы ведения кассовых операций остались неразрешенными
Ссылки по теме

Центральным Банком России принято Положение от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" (далее – Положение № 373-П), которое вступило в силу с 1 января 2012 года и действовало до 31.05.2014. В связи с его принятием отменен Порядок ведения кассовых операций, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее – Порядок № 40).

Положение вносит существенные изменения в порядок ведения кассовых операций организаций и индивидуальных предпринимателей (ИП).

Согласно Указанию Банка России от 13.12.2011 № 2760-У “О признании утратившими силу отдельных нормативных актов Банка России” в связи с принятием Положения № 373-П отменен Порядок ведения кассовых операций в РФ, утвержденный решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.

Основные изменения в Порядок ведения кассовых операций для организаций и ИП вводятся в действие с 1 января 2012 года.

В двух (точнее - 6) словах о Положении № 373-П можно сказать так: организациям работать станет проще, а ИП - сложнее.

На кого распространяется новый Порядок ведения кассовых операций

Согласно пункту 1.1 Положения № 373-П оно распространяется на:

Юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет;
Юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения (УСН);
Физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей).

Новые права у организаций, упрощающие ведение кассовых операций

Организации больше не обязаны оборудовать кассовые комнаты, и, значит, их не будут штрафовать за отсутствие таковых.

Руководство организации само:

выбирает место, где проводятся наличные расчеты (п. 1.2 Положения № 373-П). Поэтому теперь кассой может быть любое место, даже склад или автомашина;
определяет перечень мер для защиты кассы и сохранности наличности (п. 1.11 Положения № 373-П);
определяет порядок и сроки проверок наличия денег в кассе;
само устанавливает лимит остатка денег в кассе и согласовывать с банком его не нужно, т.е. объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения № 373-П);
само решает, на какой срок устанавливается кассовый лимит, и может при необходимости пересмотреть его.

Лимит остатка наличных денег в кассе

Для ведения кассовых операций организации и ИП должны установить лимит остатка наличных денежных средств, который может храниться в кассе.

Лимит определяется на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге.

Лимит определяет сама организация (ИП).

Об установленном лимите в обязательном порядке необходимо издать распорядительный документ (приказ, распоряжение).

Наличие денег сверх лимита допускается не только в дни выплаты зарплаты, но и в выходные (праздничные) дни, если в этот день организация осуществляет кассовые операции (п. 1.4 Положения № 373-П).

Порядок расчета лимита кассы указан в приложении к Положения № 373-П. Лимит рассчитывается по специальной формуле.

Организация работы по ведению кассовых операций

Кассовые операции могут вести назначенные кассиры или сам руководитель (п. 1.6 Положения № 373-П).

Порядок выдачи денег теперь детально расписан, указано, что и как должен делать кассир и получающее денежные средства лицо. Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира (п. 4.2 Положения № 373-П).

Процесс пересчета денег теперь должен производиться так, чтобы вторая сторона имела возможность наблюдать процесс. Также описаны действия кассира в случае, если вносимая сумма денег меньше суммы, указанной в приходном кассовом ордере.

Изменился порядок получения подотчетных сумм и отчета по ним. В пункте 11 Порядка было установлено, что выдача денег на хозяйственно-операционные расходы производится в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Теперь же такой приказ не нужен. Деньги получить можно по заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату (п. 4.4. Положения). Срок предоставления авансовых отчетов по всем расходам - три рабочих дня после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу. Если ранее в пункте 11 Порядка было установлено, что окончательный расчет по подотчетным суммам производится в тот же срок, то теперь - в срок, установленный руководителем.

При применении ККТ на общую сумму принятых наличных в конце дня оформляется приходный ордер (п. 3.3 Положения).

Порядок оформления кассовой книги унифицированной формы № КО-4 (код 0310004), остался прежним.

В Положении отсутствуют требования о проведении внезапных ревизий кассы.

Правила оформления кассовых операций с 1 января 2012 года

С 1 января 2012 года кассовые операции оформляют на основе следущих документов, входящих в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93:

Кассовая книга (форма 0310004) для обобщения информации о кассовых операциях компании.
Приходный ордер (форма 0310001) для оформления поступления в кассу наличных денег.
Расходный ордер (форма 0310002) для оформления выдачи из кассы наличных денег.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами организации в течение рабочего дня.
Расчетно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании.
Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат.

Т.е. как и раньше приходные и расходные операции оформляются кассовыми ордерами, только их привычные номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Некоторые применявшиеся ранее формы, больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Раньше по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов советуем пользоваться прежней формой.

Установлено, что хранить кассовые документы следует в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в РФ. Напомним, что согласно статье 362 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, кассовые документы и книги следует хранить менее пяти лет при условии проведения проверки (ревизии).

На момент написания статьи (23.12.2011) установлен удивительный факт - никто не уполномочен проверять порядок соблюдения кассовой дисциплины, т.к. Положение ЦБ РФ от 5 января 1998 года № 14-П и прежний порядок ведения кассовых операций, которые возлагали эту обязанность на банки, Указанием ЦБ РФ от 13 декабря 2011 г. № 2750-У отменены.

С 19 февраля 2012 года начал действовать Административный регламент (утв. Приказом Минфина РФ от 17.10.2011 № 133н), согласно которому проверку кассовой дисциплины, т.е. - государственный надзор за соблюдением требований к контрольно-кассовой технике, порядком и условиями ее регистрации и применения ККТ, осуществляют налоговые органы.

В Положение № 373-П не вошел ряд ранее действовавших требований, поэтому несколько упростился порядок документального оформления кассовых операций, а это значит, что теперь:

не требуется вести журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов;
не обязательно ежемесячно подтверждать количество листов кассовой книги при ее оформлении с применением технических средств;
не надо делать записи в кассовую книгу за те дни, когда не было кассовых операций;
за те дни, когда не было кассовых операций, остаток не выводится, поскольку им считается остаток ближайшего предыдущего дня, когда были кассовые операции. При требовании ревизоров распечатывать пустые кассовые отчеты за те дни, когда не было кассовых операций, бухгалтеру следует сослаться на пункт 5.5 Положения № 373-П;
нет ограничения на количество кассовых книг в организации, а значит значит, теперь бухгалтер может вести отдельную кассовую книгу по фондовой кассе. Данное правило утверждается в учетной политике организации.

Прием наличных в кассу и выдача их из кассы должна теперь производиться таким образом, чтобы вноситель (получатель) видел, что делает кассир. Так же и кассир должен видеть, как получатель пересчитывает полученные наличные денежные средства.

Под отчет теперь денежные средства выдаются:

на основании заявления работника. Заявление составляется в произвольной форме;
на заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должны быть не только подпись руководителя и дата, но и собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства.

Особенности оформления кассовых операций обособленными подразделениями (филиалами, представительствами)

Довольно подробно изложено, как должны вести кассовые операции обособленные подразделения организации (филиалы, представительства).

Обособленным подразделениям могут быть открыты банковские счета в кредитной организации или Центральном банке РФ. Если такой счет открыт, то лимит остатка наличных денег устанавливается для обособленного подразделения отдельно в том же порядке, что для юридического лица (п. 1.2 Положения).

Если у подразделения нет счета, то по юридическому лицу устанавливается единый лимит с учетом наличных денег, хранящихся в обособленных подразделениях (п. 1.3 Положения).

Наличные деньги сверх установленного лимита подразделению следует хранить на открытых ему банковских счетах.

Обособленное подразделение может сдавать деньги в свое юридическое лицо (п. 1.5 Положения).

Установлен порядок ведения кассовой книги обособленным подразделением.

Если ранее в пункте 23 Порядка было установлено, что каждая организация ведет одну кассовую книгу, то теперь об этом не упоминается. Установлено, что листы кассовой книги 0310004 обособленного подразделения подбираются и брошюруются юридическим лицом по каждому обособленному подразделению.

Порядок ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями (ИП, ПБОЮЛ)

Согласно пункту 1.1 Положения № 373-П оно распространяется, как на организации, так и на индивидуальных предпринимателей (ИП). Даже если предприниматель трудится в одиночку и сам получает выручку в офисах у клиентов, он должен вести кассовую книгу, следить за остатком кассы и сдавать сверхлимитную выручку в банк.

Индивидуальный предприниматель вправе потратить доход, полученный от бизнеса, сразу же на личные нужды, т.к. поскольку ИП является физлицом, поэтому вся выручка, которую он получает от своей деятельности, сразу становится его личными средствами. В том числе и наличные деньги. Ими он может распоряжаться по своему усмотрению, если это не связано с предпринимательской деятельностью (п. 1 ст. 861 Гражданского кодекса РФ).

Если в кассе ИП "вдруг" появился остаток сверх лимита, он может оформить расходный ордер на самого себя с формулировкой "Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности". В результате "излишек" денег ИП переложит из кассы в карман, который кассой не является, и вопрос закрывается.

Т.о. с 01.01.2012 ИП обязан:

определять лимит остатка наличных денег;
хранить на банковских счетах наличные деньги сверх установленного лимита;
оформлять кассовые операции приходными кассовыми ордерами 0310001 и расходными кассовыми ордерами 0310002. Формы данных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88;
вести кассовую книгу 0310004. Порядок ведения кассовой книги определен в гл. 5 Положения;
обеспечивать наличие кассовых и других документов, оформленных при ведении кассовых операций в течение сроков, которые установлены законодательством об архивном деле.

При это неясно как будет применяться Порядок ведения кассовых операций к индивидуальным предпринимателям т.к. из Положения № 373-П не понятно:

Приравнивается ли ИП, не имеющий наемных работников, к руководителю, которому разрешено вести кассовые операции?
Что должны делать со сверхлимитной выручкой ИП, у которых отсутствует расчетный счет в банке?
Каким образом ИП не имеющий счет в банке, сможет взять свои наличные денежные средства из кассы? Какие это будут цели? Получение в данном случае ИП денежных средств на зарплату самому себе является совершенно неуместным (ведь у ИП может и не быть банковского счета, если он ведет наличные расчеты в разрешенных объемах - не более 100 000 рублей в рамках одного договора (указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У). Закон не обязывает предпринимателя открывать счета в банках).
Что такое касса ИП, если все полученные им денежные средства являются его личными денежными средствами?

Сравнение Положения № 373-П и Порядка № 40

Журнал "Бюджетный учет и отчетность в вопрсоах и ответах" провел сравнительный анализ этих документов:

Порядок № 40	Положение № 373-П
Допускается хранение сверхлимитного остатка в кассе для выдачи заработной платы (социальных выплат, стипендий) не более трех дней в общем случае и пяти дней в районах Крайнего Севера (п. 9)	Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (форма 0301009) и не может превышать пяти рабочих дней (п. 4.6)
Кассир должен быть ознакомлен под расписку с Порядком № 40, после чего с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности (п. 32)	Кассир должен быть под роспись ознакомлен со своими должностными правами и обязанностями (п. 1.6)
Кассир не может передоверять свою работу другим лицам (п. 34) Подробно описан порядок временного исполнения обязанностей кассира другими лицами (п. 35)	Аналогичные положения отсутствуют
Аналогичное положение отсутствует	Кассовые операции могут производиться руководителем (пп. 1.6, 2.1)
Подробно описан порядок хранения наличных денежных средств в кассе (пп. 29–32)	Мероприятия по сохранности наличных денежных средств обеспечиваются организацией (п. 1.11). Подробные указания по порядку хранения наличных денежных средств отсутствуют
Подробно описан порядок проведения ревизии кассы (пп. 37–38)	Порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются самой организацией (п. 1.11). Подробные указания по порядку проверки фактического наличия денежных средств отсутствуют
Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или иным уполномоченным сотрудником (п. 13)	Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, кассиром (п. 2.2)
Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, главным бухгалтером или лицами на это уполномоченными (п. 14)	Расходный кассовый ордер подписывается руководителем, а также главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии руководителем, кассиром (п. 2.2)
Приходные и расходные кассовые ордера регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (п. 21)	Указание на необходимость вести регистрацию приходных и расходных кассовых документов отсутствует
Каждая организация ведет только одну кассовую книгу (п. 23)	Ограничения по количеству кассовых книг отсутствуют (п. 2.5)
Подробно описан порядок заполнения кассовой книги вручную, а также порядок брошюрования и опечатывания кассовой книги (п. 23)	Отсутствуют подробные указания по порядку ведения кассовой книги вручную, брошюрования и опечатывания кассовой книги (п. 2.5)
Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру (п. 24)	Аналогичное положение отсутствует
Аналогичное положение отсутствует	Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира (п. 3.2)
Аналогичные положения отсутствуют	Оговорен порядок оформления приема наличных денежных средств: при ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники (п. 3.3); через платежного агента (п. 3.3); от уполномоченного лица обособленного подразделения (п. 3.5)
Аналогичные положения отсутствуют	Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель мог наблюдать за его действиями. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир непринимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если получатель не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги (п. 4.3)
Аналогичное положение отсутствует	Денежные средства выдаются под отчет на основании заявления работника, составленного в произвольной форме (п. 4.4)
Аналогичное положение отсутствует	На заявлении о выдаче наличных денежных средств под отчет должна быть подпись руководителя, дата, а также собственноручная запись руководителя о разрешенной к выдаче сумме и сроке, на который выдаются денежные средства (п. 4.4)
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается (п. 11)	Аналогичное положение отсутствует
Аналогичные положения отсутствуют	Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не осуществляются и остаток на отдельном листе не выводится. Остатком наличных денег на конец рабочего дня считается остаток на тот предшествующий день, когда последний раз проводились кассовые операции (п. 5.5)
Аналогичные положения отсутствуют	Оговорен порядок ведения отдельной кассовой книги обособленным подразделением (п. 5.6)
Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается (п. 30)	Аналогичное положение отсутствует
Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей учреждений, главных бухгалтеров и кассиров (п. 39)	Аналогичное положение отсутствует

Выводы:

В целом Положение № 373-П не привносит в ведение кассовых операций ничего принципиально нового. В него не вошел ряд положений, которые на практике давно стали неактуальными и в течение последних лет фактически не исполняются многими юридическими лицами. Например, ушло в прошлое требование применять для опечатывания кассовой книги мастичной печатью только клей на основе жидкого стекла и папиросную бумагу.

По результатам сравнения нового и старого нормативного документа следует положительно отметить произошедшие изменения. Однако остались неразрешенными некоторые вопросы.

Какие вопросы ведения кассовых операций остались неразрешенными

В законодательстве по-прежнему не определено, как надо отражать первичными документами следующие операции, приводящие к изменениям остатка денежных средств, но не связанные с получением или выдачей наличных денег:

списание недостачи денежных средств;
увеличение остатка наличных денежных средств, выраженного в рублях, в результате положительной курсовой разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте;
уменьшение остатка наличных денежных средств, выраженного в рублях, в результате отрицательной курсовой разницы по наличным денежным средствам в иностранной валюте.

Ни одну из этих операций невозможно отразить ни расходным, ни приходным кассовым ордером, если заполнять их с соблюдением Положения № 373-П. Дело в том, что в этих случаях нет ни вносителя, ни получателя денежных средств; невозможен также и предписанный Положением № 373-П полистный пересчет наличных денег.

Статья размещена 04 апреля 2012 года. Дополнена - 30.05.2014